
Negli ultimi anni, l’uso di strumenti tecnologici ha favorito notevolmente il funzionamento delle assemblee societarie, incidendo in maniera significativa sull’espressione del diritto di intervento e di voto la cui modalità a distanza, attraverso mezzi di telecomunicazione, ha agevolato la partecipazione dei soci.
E’ quanto ribadito dall’orientamento notarile, ed in particolare dal Consiglio Notarile di Milano che, con massima n.200/2021 ha precorso i tempi stabilendo quanto previsto recentissimamente dal Legislatore (Legge n.14/2023, in vigore dal 28 febbraio, di conversione del c.d. “Decreto Milleproroghe”, D.L. 198/2022), che ha prorogato almeno sino al 31 luglio 2023 la possibilità per le assemblee di società, associazioni e fondazioni di tenersi a distanza, anche senza una specifica clausola statutaria in tal senso.
L’assemblea virtuale anche dopo l’emergenza Covid
Partendo dalla massima sopra citata, il Consiglio Notarile di Milano ha ritenuto possibile, già da tempo, lo svolgimento delle assemblee di società di capitali mediante l’utilizzo di strumenti telematici anche dopo l’emergenza Covid-19.
Si prevede infatti, testualmente, che “sono ritenute legittime le clausole statutarie che attribuiscono all’organo amministrativo la possibilità di convocare le assemblee esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, previo inserimento nell’avviso di convocazione. L’avviso di convocazione potrà indicare che le assemblee si svolgano anche solo su piattaforme telematiche, in un luogo virtuale, omettendo, dunque, l’indicazione del luogo fisico (ndr, di adunanza dell’assemblea). Per quanto riguarda una potenziale lesione dei principi di collegialità, buona fede e parità di trattamento tra i soci ”si ritiene che l’uso dei mezzi di telecomunicazione”, lungi dal ledere tali principi, consentirebbe invero “un miglior dialogo e favorirebbe l’intervento in assemblea anche ai soci di minoranza e dall’estero”, a tutto vantaggio di un maggior confronto, partecipazione, interesse sociale.
La normativa in tempo pandemico e la successiva evoluzione
Ripercorrendo l’excursus normativo recente: in tempi emergenziali a causa della pandemia, si era resa necessaria una previsione legislativa ad hoc che prevedesse (art. 106, co. 2, del DL n.18/2020) che la partecipazione a distanza all’assemblea, sia ordinaria che straordinaria, delle società per azioni, società in accomandita per azioni, società a responsabilità limitata, cooperative e mutue assicuratrici, e l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza, potessero avvenire anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie e “anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto”, senza quindi la necessità “che si trovino nel medesimo luogo, il presidente, il segretario o il notaio”, che potranno redigere il relativo verbale anche in un momento successivo, con attestazione della circostanza che l’adunanza si è svolta on line.
Cambiano dunque il concetto di partecipazione, le modalità di assistere ai lavori assembleari, nonché al dibattito sui temi dell’odine del giorno da trattare, che deve essere formulato in modo tale da poter controllare, da un lato, e garantire, dall’altro, un consapevole procedimento di formazione della volontà ed un esercizio altrettanto consapevole dell’espressione di voto.
Per effetto della normativa appena entrata in vigore, le modalità di cui sopra sono prorogate, e quindi attualizzabili, sino al 31 luglio 2023.
Le questioni interpretative e pratiche ancora aperte: possibili esiti
Stante il fatto che il lasso temporale della proroga è comunque limitato, ed in attesa di un eventuale ed ulteriore intervento del legislatore, la questione da capire è se vi siano i presupposti, ed tempi sono maturi, per protrarre lo svolgimento delle assemblee con modalità a distanza, ovvero se si tornerà in via ordinaria ad adunarsi obbligatoriamente in un luogo fisico; da più parti si segnala la necessità di una razionalizzazione della disciplina di svolgimento delle assemblee societarie e dei diritti di intervento e di voto, ipotizzando – come anche la massima sopra citata prevede – la possibilità che la convocazione, ed il diritto di espressione del voto, avvengano esclusivamente in via virtuale.
Sul punto, vale ancora riferirsi alla prassi ed agli orientamenti notarili che, interpretando in maniera estensiva l’art. 2370, co. 4, cod. civ. (che prevede testualmente che “Lo Statuto può consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica. Chi esprime il voto per corrispondenza o in via elettronica si considera intervenuto all’assemblea”), ritengono che:
- le clausole statutarie che prevedano che, nell’avviso di convocazione, l’adunanza si svolga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione sono valide ed efficaci e l’assemblea sarà a distanza; in altre parole, il “luogo di adunanza” di cui all’art. 2366, co. 1, cod. civ., deve essere interpretato i chiave evolutiva, come luogo anche virtuale;
- anche in assenza di una disposizione statuaria che disponga in tal senso, lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione è consentita, “potendosi in tal caso redigere successivamente il verbale assembleare, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica” (massima Consiglio Notarile Milano, n.187/2020); in altri termini, la presenza del presidente e del segretario nello stesso luogo di convocazione vanno intese solo come funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto appunto sia dal presidente sia dal segretario, ma non presuppone la presenza materiale nel luogo fisico in cui avvengono gli accadimenti e non impediscono, quindi, la partecipazione virtuale di tutti i soci;
- quanto alle modalità pratiche ed operative: (a) la scelta dello strumento/piattaforma virtuale da utilizzare al fine di garantire il diritto di intervento con modalità a distanza è a discrezione della società; (b) il rischio di difetto o alterazione o cattivo funzionamento della connessione si ritiene, in ultimo, che gravi sul singolo azionista, dovendo l’organo amministrativo garantire solo l’adeguata predisposizione degli strumenti utilizzati.
Conclusioni
Questa sembra la linea tendenziale prevalente, anche a livello comparatistico, ovvero quella di prescrivere agli organi amministrativi di ammettere che l’assemblea si svolga anche a distanza, lasciando che sia l’azionista a decidere come intervenire e votare. La presenza fisica, dunque, considerata sino ad oggi come modalità ordinaria di partecipazione, sta progressivamente lasciando il posto a quella a distanza, con la conseguente equiparazione tra intervento in presenza e partecipazione virtuale.
Del resto una tale interpretazione è in linea con la ratio della disciplina societaria, che è quella di favorire la più ampia partecipazione degli azionisti all’attività sociale, pur con le cautele di cui sopra.
Avv. Paola Cattorini