Q&As Fase2 – Quali obblighi per aziende e datori di lavoro?

Ultimo aggiornamento il 25 aprile 2020

Il 24 aprile 2020 è stato integrato il protocollo condiviso di regolazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro, sottoscritto il 14 marzo 2020 in accordo con il Governo, sindacati e imprese. Il protocollo fornisce una serie di indicazioni operative per la prosecuzione e/o la ripresa delle attività produttive nella fase 2 dell’emergenza, al fine di tutelare la sicurezza degli ambienti di lavoro e delle modalità lavorative.

Quali misure devono attuare aziende e datori di lavoro? Ecco di seguito un elenco di Q&As per non farsi trovare impreparati alla fase 2 dell’emergenza Coronavirus.

Q&As

1. Quali rischi per le imprese se non adottano il Protocollo?

La mancata attuazione del Protocollo che non assicuri adeguati livelli di protezione determina la sospensione dell’attività fino al ripristino delle condizioni di sicurezza.

2. Cosa occorre per riaprire le aziende?

Le attività produttive specificatamente individuate dai provvedimenti emanati possono essere svolte purché:

  1. sia attuato il massimo utilizzo da parte delle imprese di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza;
  2. siano incentivate le ferie e i congedi retribuiti per i dipendenti nonché gli altri strumenti previsti dalla contrattazione collettiva;
  3. siano sospese le attività dei reparti aziendali non indispensabili alla produzione;
  4. assumano protocolli di sicurezza anti-contagio e, laddove non fosse possibile rispettare la distanza interpersonale di un metro come principale misura di contenimento, con adozione di strumenti di protezione individuale;
  5. siano incentivate le operazioni di sanificazione nei luoghi di lavoro, anche utilizzando a tal fine forme di ammortizzatori sociali;
  6. per le sole attività produttive si raccomanda altresì che siano limitati al massimo gli spostamenti all’interno dei siti e contingentato l’accesso agli spazi comuni;
  7. si favoriscano, limitatamente alle attività produttive, intese tra organizzazioni datoriali e sindacali;

per tutte le attività non sospese si invita al massimo utilizzo delle modalità di lavoro agile.

Qualora, per prevenire l’attivazione di focolai epidemici, nelle aree maggiormente colpite dal virus, l’autorità sanitaria competente disponga misure aggiuntive specifiche, come ad esempio, l’esecuzione del tampone per i lavoratori, il datore di lavoro fornirà la massima collaborazione.

3. Quali sono le attività preliminari al ritorno sui luoghi di lavoro?

Preliminarmente alla ripresa dell’attività di lavoro, è necessario che il titolare proceda con l’invio di una comunicazione preventiva di tipo informativo sulle misure adottate per fare ritorno ai luoghi di lavoro.

La comunicazione deve essere resa disponibile mediante affissione e distribuzione all’ingresso dei luoghi di appositi depliant informativi per chi non disponesse di indirizzo di posta elettronica. Tra le attività preliminari rientra anche la messa in sicurezza dei luoghi di lavoro mediante l’adozione delle procedure di sanificazione, areazione e distanziamento di cui nel seguito.

4. Cosa deve essere comunicato al dipendente/collaboratore prima del suo ritorno al lavoro?

Le informazioni che devono essere rese dal datore di lavoro preliminarmente al ritorno sui luoghi di lavoro in particolare riguardano:

  1. l’obbligo di rimanere al proprio domicilio in presenza di febbre (oltre 37.5°) o altri sintomi influenzali e di chiamare il proprio medico di famiglia e l’autorità sanitaria;
  2. la consapevolezza e l’accettazione del fatto di non poter fare ingresso o di poter permanere in azienda e di doverlo dichiarare tempestivamente laddove, anche successivamente all’ingresso, sussistano le condizioni di pericolo (sintomi di influenza, temperatura, provenienza da zone a rischio o contatto con persone positive al virus nei 14 giorni precedenti, etc);
  3. l’impegno a rispettare tutte le disposizioni delle Autorità e del datore di lavoro nel fare accesso in azienda (in particolare, mantenere la distanza di sicurezza, osservare le regole di igiene delle mani e tenere comportamenti corretti sul piano dell’igiene);
  4. l’impegno a informare tempestivamente e responsabilmente il datore di lavoro della presenza di qualsiasi sintomo influenzale durante l’espletamento della prestazione lavorativa, avendo cura di rimanere ad adeguata distanza dalle persone presenti.

5. Possono tornare al lavoro i contagiati?

Il paziente guarito è colui il quale risolve i sintomi dell’infezione da Covid-19 e che risulta negativo in due test consecutivi, effettuati a distanza di 24 ore uno dall’altro, per la ricerca di SARS-CoV-2.

Per il soggetto che fosse risultato positivo ma asintomatico, si ritiene opportuno suggerire di ripetere il test per documentare la negativizzazione non prima di 14 giorni (durata raccomandata del periodo d’isolamento/quarantena) dal riscontro della positività. La definizione di scomparsa dell’RNA virale è attualmente data dall’esecuzione di due test molecolari, effettuati normalmente a distanza di 24 ore, aventi entrambi esito negativo. Per maggiori informazioni clicca qui.

In Italia, a titolo precauzionale e come ulteriore tutela per la collettività, alle persone reduci da Covid-19 viene indicato di rispettare un ulteriore isolamento (7-14 giorni). Durante questa fase, al paziente è richiesto di comportarsi come se fosse ancora sintomatico. Questo periodo può essere trascorso nel proprio domicilio (se si vive da soli o si è comunque nelle condizioni di isolarsi dai familiari) o in una delle strutture che i Comuni e le Asl stanno cercando per ridurre il rischio di contagi all’interno di uno stesso appartamento.

Terminato anche questo periodo, la persona che è stata affetta da Covid-19 può riprendere le proprie abitudini, con gli stessi limiti posti per favorire il distanziamento sociale. Prima, però, è necessario aver ottenuto la certificazione medica da cui risulti la “avvenuta negativizzazione” del tampone secondo le modalità previste e rilasciata dal dipartimento di prevenzione territoriale di competenza.

6. Quali controlli adottare all’accesso dell’azienda?

Il personale, prima dell’accesso al luogo di lavoro, potrà essere sottoposto al controllo della temperatura corporea. Se tale temperatura dovesse risultare superiore ai 37,5°, non sarà consentito l’accesso in azienda.

7. Cosa fare se la temperatura rilevata all’ingresso è superiore a 37.5°?

Chi dovesse versare in tale condizione, dovrà essere momentaneamente isolato e dovrà indossare la mascherina; il personale in stato febbrile non dovrà recarsi al Pronto Soccorso ma dovrà contattare nel più breve tempo possibile il proprio medico curante e seguire le sue indicazioni.

Il datore di lavoro dovrà avvertire le autorità sanitarie competenti e i numeri di emergenza per il COVID-19 forniti dalla Regione o dal Ministero della Salute. L’isolamento del dipendente dovrà presentare modalità tali da garantire la riservatezza e la dignità del lavoratore.

Tali garanzie di riservatezza devono essere assicurate anche nel caso in cui il lavoratore comunichi all’ufficio responsabile del personale di aver avuto, al di fuori del contesto aziendale, contatti con soggetti risultati positivi al COVID-19 e nel caso di allontanamento del lavoratore che durante l’attività lavorativa sviluppi febbre e sintomi di infezione respiratoria e dei suoi colleghi.

8. In che modo svolgere il trattamento dei dati sanitari in occasione della rilevazione della temperatura?

 In occasione della rilevazione della temperatura, il datore di lavoro/titolare dell’azienda dovrà:

  1. conservare i dati sanitari rilevati solo qualora necessario a documentare le ragioni che impediscano l’accesso ai locali e cancellare immediatamente tutti gli altri;
  2. fornire l’informativa, in forma scritta e/o orale, sul trattamento dei dati personali, nelle modalità prescritte dal Protocollo;
  3. definire le misure di sicurezza e organizzative (mediante l’individuazione dei soggetti preposti al trattamento, fornendo loro le istruzioni necessarie) adeguate, così da poter garantire la protezione dei dati personali;
  4. nell’ipotesi di isolamento momentaneo del lavoratore dovuto dal superamento della soglia di temperatura, il datore di lavoro/titolare dell’azienda sarà tenuto a garantire la massima riservatezza e a tutelare la dignità del lavoratore.

9. E’ possibile rilevare la temperatura corporea tramite termo-scanner?

Si. Tuttavia si precisa che la rilevazione della temperatura corporea tramite termo-scanner potrà essere effettuata solo previa consultazione delle rappresentanze sindacali aziendali. Per tale ragione il Protocollo prevede che debba essere costituito in azienda un Comitato per l’applicazione e la verifica delle regole del protocollo di regolamentazione con la partecipazione delle rappresentanze sindacali aziendali e del RLS.

10. E’ possibile ricorrere al riconoscimento facciale del dipendente mediante rilevazione del dato biometrico per regolamentare gli accessi sul luogo di lavoro?

Il riconoscimento facciale del dipendente per ragioni di prevenzione potrebbe esser adottato, fermo restando l’osservanza della disciplina giuslavoristica e sulla protezione dei dati personali stante il  trattamento di dati particolari.

11. Possono essere richieste certificazioni sullo stato di salute o sui contatti recenti avuti con persone contagiate o con zone a rischio?

Per fare ritorno presso i luoghi di lavoro, non sono necessarie le autocertificazioni sullo stato di salute, il cui rilascio si tradurrebbe in un trattamento eccessivo e indiscriminato di dati personali (diverso il caso del certificato di “avvenuta negativizzazione” sub 5).

Qualora si richieda il rilascio di una dichiarazione attestante la non provenienza dalle zone a rischio epidemiologico e l’assenza di contatti, negli ultimi 14 giorni, con soggetti risultati positivi al COVID-19, occorre astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alla persona risultata positiva. Oppure, se si richiede una dichiarazione sulla provenienza da zone a rischio epidemiologico, è necessario astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alle specificità dei luoghi.

12. Quali misure per garantire la pulizia e sanificazione in azienda?

L’azienda deve assicurare la pulizia giornaliera e la sanificazione periodica dei locali, degli ambienti, delle postazioni di lavoro e delle aree comuni e di svago, se presenti. Occorre garantire la pulizia a fine turno e la sanificazione periodica di tastiere, schermi touch, mouse con adeguati detergenti, sia negli uffici, sia nei reparti produttivi.

L’azienda deve inoltre mettere a disposizione idonei mezzi detergenti per le mani, resi accessibili a tutti i lavoratori anche grazie a specifici dispenser collocati in punti facilmente individuabili.

In caso di notizia di avvenuto contagio di un dipendente che abbia circolato nei locali aziendali, si procede alla pulizia e sanificazione dei suddetti secondo le disposizioni della circolare n. 5443 del 22 febbraio 2020 del Ministero della Salute nonché alla loro ventilazione. Nelle aree geografiche a maggiore endemia o nelle aziende in cui si sono registrati casi sospetti di COVID-19, in aggiunta alle normali attività di pulizia, è necessario prevedere, alla riapertura, una sanificazione straordinaria degli ambienti, delle postazioni di lavoro e delle aree comuni, ai sensi della circolare 5443 del 22 febbraio 2020.

13. Quali misure devono adottare personalmente i dipendenti e collaboratori?

È obbligatorio che le persone presenti in azienda adottino tutte le precauzioni igieniche, in particolare per che seguano le istruzioni rilasciate sul lavaggio delle mani.

Le mascherine dovranno essere utilizzate in conformità a quanto previsto dalle indicazioni dell’Organizzazione mondiale della sanità. In caso di difficoltà di approvvigionamento e alla sola finalità di evitare la diffusione del virus, potranno essere utilizzate mascherine la cui tipologia corrisponda alle indicazioni dall’autorità sanitaria.

Qualora il lavoro imponga di lavorare a distanza interpersonale minore di un metro e non siano possibili altre soluzioni organizzative è comunque necessario l’uso delle mascherine, e altri dispositivi di protezione (guanti, occhiali, tute, cuffie, camici, ecc…) conformi alle disposizioni delle autorità scientifiche e sanitarie. E’ previsto, per tutti i lavoratori che condividono spazi comuni, l’utilizzo di una mascherina chirurgica.  

14. Come gestire gli spazi comuni (mensa, spogliatoi, aree fumatori, distributori di bevande e/o snack…)?

L’accesso agli spazi comuni, comprese le mense aziendali, le aree fumatori e gli spogliatoi è contingentato, con la previsione di una ventilazione continua dei locali, di un tempo ridotto di sosta all’interno di tali spazi e con il mantenimento della distanza di sicurezza di 1 metro tra le persone che li occupano.

In caso di spogliatoi, è necessario provvedere alla organizzazione degli spazi e alla sanificazione per lasciare nella disponibilità dei lavoratori luoghi per il deposito degli indumenti da lavoro e garantire loro idonee condizioni igieniche sanitarie.

Occorre garantire la sanificazione periodica e la pulizia giornaliera, con appositi detergenti dei locali mensa, delle tastiere dei distributori di bevande e snack.

15. Quali misure organizzative possono esser adottate??

Le imprese potranno, avendo a riferimento quanto previsto dai CCNL e favorendo così le intese con le rappresentanze sindacali aziendali:

  • disporre la chiusura di tutti i reparti diversi dalla produzione o, comunque, di quelli dei quali è possibile il funzionamento mediante il ricorso allo smart working, o comunque a distanza;
  • procedere ad una rimodulazione dei livelli produttivi;
  • assicurare un piano di turnazione dei dipendenti dedicati alla produzione con l’obiettivo di diminuire al massimo i contatti e di creare gruppi autonomi, distinti e riconoscibili;
  • utilizzare lo smart working per tutte quelle attività che possono essere svolte presso il domicilio o a distanza;
  • utilizzare in via prioritaria gli ammortizzatori sociali disponibili nel rispetto degli istituti contrattuali (par, rol, banca ore) generalmente finalizzati a consentire l’astensione dal lavoro senza perdita della retribuzione;
  • utilizzare i periodi di ferie arretrati e non ancora fruiti.

Nel caso di lavoratori che non necessitano di particolari strumenti e/o attrezzature di lavoro e che possono lavorare da soli, gli stessi potrebbero, per il periodo transitorio, essere posizionati in spazi ricavati ad esempio da uffici inutilizzati, sale riunioni. Per gli ambienti dove operano più lavoratori contemporaneamente potranno essere trovate soluzioni innovative come, ad esempio, il riposizionamento delle postazioni di lavoro adeguatamente distanziate tra loro ovvero, analoghe soluzioni.

L’articolazione del lavoro potrà essere ridefinita con orari differenziati che favoriscano il distanziamento sociale riducendo il numero di presenze in contemporanea nel luogo di lavoro e prevenendo assembramenti all’entrata e all’uscita con flessibilità di orari.

16. Possono esser effettuate le trasferte ed i viaggi di lavoro?

Sono sospese e annullate tutte le trasferte/viaggi di lavoro nazionali e internazionali, anche se già concordate o organizzate. Tali attività potranno essere svolte in via telematica.

17. Come gestire entrata e uscita di dipendenti e collaboratori?

Devono essere favoriti orari di ingresso/uscita scaglionati in modo da evitare il più possibile contatti nelle zone comuni (ingressi, spogliatoi, sala mensa).

Se possibile, occorre dedicare una porta di entrata e una porta di uscita da questi locali e garantire la presenza di detergenti segnalati da apposite indicazioni.

18. Come gestire i meeting?

Gli spostamenti all’interno del sito aziendale devono essere limitati al minimo indispensabile, nel rispetto delle indicazioni aziendali, mentre non sono consentite le riunioni in presenza. Tali attività potranno essere svolte in via telematica.

19. Possono essere effettuati gli eventi e le attività di formazione già organizzate?

Sono sospesi e annullati tutti gli eventi interni e ogni attività di formazione in modalità in aula, anche obbligatoria, anche se già organizzati. Tali attività potranno essere effettuate in via telematica.

20. Come garantire la sicurezza dei lavoratori in occasione degli spostamenti per raggiungere l’azienda?

È essenziale evitare aggregazioni sociali anche in relazione agli spostamenti per raggiungere il posto di lavoro e rientrare a casa (commuting), con particolare riferimento all’utilizzo del trasporto pubblico ma anche in occasione del servizio delle navette aziendali. Per tale motivo andrebbero incentivate forme di trasporto verso il luogo di lavoro con adeguato distanziamento fra i viaggiatori, favorendo l’uso del mezzo privato.

21. Cosa fare in caso di notizia di persona sintomatica in azienda?

Nel caso in cui una persona presente in azienda sviluppi febbre e sintomi di infezione respiratoria quali la tosse, lo deve dichiarare immediatamente all’ufficio del personale, si dovrà procedere al suo isolamento in base alle disposizioni dell’autorità sanitaria e a quello degli altri presenti dai locali. L’azienda procede immediatamente ad avvertire le autorità sanitarie competenti e i numeri di emergenza per il COVID-19 forniti dalla Regione o dal Ministero della Salute. Chi dovesse versare in tale condizione, dovrà essere momentaneamente isolato e dovrà indossare la mascherina.

22. Quali sono gli adempimenti richiesti al datore di lavoro dalle Autorità sanitarie competenti?

Il datore di lavoro deve avvertire le Autorità sanitarie competenti in caso di rilevazione di temperatura corporea al di sopra dei 37,5° al momento del controllo all’accesso, nonché nel caso in cui il dipendente/collaboratore presenti sintomi da contagio in seguito all’accesso e durante l’orario di lavoro. Inoltre, il datore di lavoro  collabora con le Autorità sanitarie per la definizione delle misure da adottare con riferimento agli eventuali “contatti stretti” di una persona presente in azienda che sia stata riscontrata positiva al tampone COVID-19.

23. Come gestire la comunicazione interna di un caso di contagio?

La comunicazione dello stato di contagiato (che costituisce un dato personale di tipo particolare) all’interno dell’ambiente di lavoro dovrà essere gestita applicando i principi di necessità e proporzionalità del trattamento, in stretta cooperazione con l’Autorità sanitaria, pertanto contenendo la stessa, in modo tale che avvenga solo nei confronti dei soggetti effettivamente esposti al contagio, anche al fine di scongiurare casi di discriminazione del dipendente colpito.

24. Qual è il ruolo del medico competente?

La sorveglianza sanitaria deve proseguire rispettando le misure igieniche contenute nelle indicazioni del Ministero della Salute (cd. Decalogo). La sorveglianza sanitaria periodica non va interrotta, perché rappresenta una ulteriore misura di prevenzione di carattere generale: sia perché può intercettare possibili casi e sintomi sospetti del contagio, sia per l’informazione e la formazione che il medico competente può fornire ai lavoratori per evitare la diffusione del contagio. Nell’integrare e proporre tutte le misure di regolamentazione legate al COVID-19 il medico competente collabora con il datore di lavoro e le RLS/RLST.

Il medico competente segnala all’azienda – anche in occasione della ripresa delle attività –  situazioni di particolare fragilità e patologie attuali o pregresse dei dipendenti e l’azienda provvede alla loro tutela nel rispetto della privacy.

Inoltre, potrà suggerire l’adozione di eventuali mezzi diagnostici qualora ritenuti utili al fine del contenimento della diffusione del virus e della salute dei lavoratori.

25. Come gestire il rapporto con i clienti, fornitori e visitatori?

Il datore di lavoro si impegna ad individuare procedure di ingresso, transito e uscita per l’accesso di fornitori esterni e visitatori, tra cui gli stessi clienti, al fine di ridurre le occasioni di contatto con il personale in forza nei reparti/uffici coinvolti. Deve essere ridotto, per quanto possibile, l’accesso ai visitatori: qualora fosse necessario l’ingresso di visitatori esterni (impresa di pulizie, manutenzione…) gli stessi dovranno sottostare a tutte le regole aziendali, ivi comprese quelle per l’accesso ai locali aziendali di cui sopra, tra cui rientra anche la rilevazione della temperatura corporea. 

È necessario individuare/installare servizi igienici dedicati ai fornitori/trasportatori e/o altro personale esterno, nonché prevedere il divieto di utilizzo di quelli del personale dipendente e garantire una adeguata pulizia giornaliera.

Le misure sin qui illustrate si estendono alle aziende in appalto, a cui verranno comunicate le procedure adottate dall’azienda. In caso di lavoratori dipendenti da aziende terze che operano nello stesso sito produttivo (es. manutentori, fornitori, addetti alle pulizie o vigilanza) che risultassero positivi al tampone COVID-19, l’appaltatore dovrà informare immediatamente il committente ed entrambi dovranno collaborare con l’autorità sanitaria fornendo elementi utili all’individuazione di eventuali contatti stretti.