La data retention delle e-mail: è possibile la conservazione senza limite ?

Avv. Vincenzo Colarocco

L’Autorità Garante con provvedimento del 1 febbraio 2018, n. 53 ha vietato ad una società il trattamento di dati personali effettuato per mezzo di e-mail aziendali dei dipendenti realizzato attraverso una conservazione sistematica dei dati e del contenuto delle e-mail scambiate dai lavoratori per un tempo indeterminato, perfino successivo al termine del rapporto di lavoro, violando i cd. principi di liceità, necessità e proporzionalità statuiti dal d.lgs. 196/2003.

Pertanto, secondo quanto riportato dal Garante, la società, anziché porre in essere un trattamento così invasivo, avrebbe potuto agire in modo più efficiente e nel rispetto della riservatezza dei dipendenti, predisponendo un sistema di archiviazione intelligente, in grado di individuare e selezionare i documenti da archiviare.

In ultimo la stessa Autorità, illustra come una conservazione estesa e sistematica delle mail, così come la loro archiviazione per un periodo non determinato, dia la possibilità al datore di lavoro di accedervi per finalità indicate soltanto in astratto, consentendo un tipo di controllo dell’attività dei lavoratori vietato dalla disciplina di settore, la quale non permette, anche dopo le modifiche del Jobs Act, verifiche massive, prolungate e indiscriminate.

Il Garante ha altresì ribadito che la conservazione in vista di futuri ed eventuali contenziosi deve riferirsi a contenziosi in atto o a situazioni precontenziose e non a ipotesi astratte e indeterminate, sì da risultare ingiustificata la raccolta a priori di tutte le e-mail.